Tässä ohjeessa ei anneta teknisiä ohjeita vaan annetaan ohjeita hyvästä viestintätavasta erityisesti sisäisiä viestintäkanaviamme koskien. Kuopion Vihreiden toiminnanjohtajana tehtävänä on ylläpitää ja kehittää yhdistyksen viestintäkanavia ja opastaa muita niiden käytössä. Sisällöistä viestivät asian tuntevat luottamushenkilöt. Tavoitteena on tehokas viestintä, joka on tarkoituksenmukaista ja kunnioittaa vastaanottajan oikeuksia. Viestintäkanavamme on rakennettu niin, että vastaanottajalla on mahdollisuus valikoida mistä asioista hän vastaanottaa viestejä. Yksisuuntainen tiedotus- ja kaksisuuntainen keskusteluviestintä on erotettu omille erillisille kanavilleen. Jokaisen viestintäkanavan tarkoitus on määritelty ja niitä käyttävän oletetaan tietävän sen ja sitoutuvan näihin sääntöihin. Kuopion Vihreät järjestää vuosittain perehdytyksen toimintaan jossa näitä asioita käydään läpi ja kanavakohtaista koulutusta järjestetään tarpeen mukaan. Koulutuksella turvataan, että kaikki osaavat käyttää viestintäkanavia ja tuntevat sovitut käyttöperiaatteet.
Erityisesti sähköiseen viestintään liittyy harha, että se on ilmaista ja rajatonta. Tämä on johtanut tilanteeseen, että yhä useammat viestien vastaanottajat kokevat mahdottomaksi selvitä viestitulvasta ja ei-toivottuun viestintään suhtaudutaan hyvin vihamielisesti. Pääperiaattena on pidettävä, että mitä laajemmalle joukolle viestit välittyvät ja mitä yksityisemmälle alueelle ne vastaanottajalla saapuvat, sitä matalampaan viestitaajuuteen pyritään. Yksityiselle alueelle tulevia viestikanavia, kuten mobiileja pikaviestimiä (SMS, WhatsApp, Signal, Telegram) ei pidä käyttää keskusteluun lainkaan ja markkinoinnissa niitä voidaan käyttää vain tärkeimpien omien tapahtumien markkinointiin. Verkosta aktiivisesti haettavissa viestikanavissa kuten verkkosivuilla ja some-palveluissa joissa viestit lomittuvat osaksi käyttäjän tilaamaa sisältöä, voidaan viestiä hyvinkin taajaan.
Viestintäkanavat on rakennettu niin, että lähettäjä voi valita yhden kanavan viestilleen ja tavoittaa keskeisen kohderyhmän. Viestintäkanavat on rakennettu niin, että ne kattavat laajenevia joukkoja vastaanottajia. Tämä tarkoittaa, että samaa viestiä ei pääsääntöisesti ole tarpeen, eikä luvallista, lähettää useampaan viestikanavaan yhtä aikaa.
Tärkeäksi nousee viestintä viestinnästä eli tieto siitä, mitä viestintäkanavia Kuopion Vihreät käyttävä ja mikä kunkin viestintäkanavan tarkoitus, sisältö ja kohderyhmä on. Onnistunut viestintä viestintäkanavien tarkoituksesta turvaa parhaiten sen, että jokainen vastaanottaja löytää oikealle kanavalle ja tyytymättömyys pysyy minimissään.
Kuopion Vihreät on nimennyt jokaiselle viestintäkanavalle on vastuuhenkilön, joka ohjaa sen käyttöä ja järjestää kanavan valvonnan. Jokaisen viestintäkanavalle määritellään viestien avoimuuden perustaso, josta voidaan viestikohtaisesti erikseen ilmoittaen poiketa. Tästä lähettäjän erikseen tai viestintäkanavan valinnalla ilmaisemasta viestin halutusta kohderyhmästä ja luottamuksellisuudesta ei saa poiketa ilman erillistä, etukäteen pyydettyä lupaa.
Haluamme vaalia korkeatasoista keskustelukulttuuria, johon kuuluu parhaan argumentin periaate ja toisten kunnioittaminen. Ole rohkea osallistumaan ja tekemään keskustelun avauksia silloin, kun katsot sen aiheelliseksi ja yleisesti kiinnostavaksi. Täsmällisempiä ohjeita viestintään on tämän ohjeen jälkipuolikkaassa. Mikäli ohjeistuksemme vastainen viestintä häiritsee sinua, voit huomauttaa siitä suoraan ohjeistuksen rikkojalle henkilökohtaisesti. Harkitse silti ensin onko kyse kovin isosta asiasta, vai voitko ohittaa ärtymyksesi. Jos sinua kohtaan kohdistuu toistuvasti epäkohteliasta, loukkaavaa, holhoavaa tai muulla tavoin ikävää viestintää, et kuitenkaan saa jäädä yksin, vaan sinun velvollisuutesi on kertoa asiasta, jotta siihen voidaan puuttua. Kerro asiasta viestintäkanavasta vastaavalle henkilölle tai ota yhteyttä yhdistyksen tai valtuustoryhmän puheenjohtajaan. Tavoitteena on, että keskinäinen viestintämme on kaikkia siihen osallistuvia rakentavaa ja voittopuolisesti myönteistä.
Kuopion Vihreiden vastaanottajaa kunnioittavan viestinnän ohjeistus:
- Älä halvenna tai nolaa toisia.
- Älä mene henkilökohtaisuuksiin.
- Älä arvota ketään tietämyksen tai kiinnostuksen kohteiden pohjalta.
- Älä oleta kaikkien pystyvän samaan mihin sinä.
- Ole avoin muiden mielipiteille, vaikka ne poikkeaisivat omistasi. Ole valmis kyseenalaistamaan myös omaa ajatteluasi.
- Hyväksy virheet, erimielisyydet ja pienempi aktiivisuus mihin itse olet sitoutunut.
- Kiitä ja pyydä anteeksi reilusti, kun siihen on aihetta.
- Kirjoita sähköisiin viestintäkanaviin vain sellaista mitä olisit valmis sanomaan henkilölle myös kasvotusten.
- Kun esität asiaa tee se lyhyesti ja selkeästi, perustele näkemyksesi. Esitä perustelut niin, että ne voi varmistaa luotettavasta lähteestä. Käytä mieluummin lähdeviittauksia kuin suoria pitkiä lainauksia lähteestä tai pitkiä linkkilistoja.
- Käsittele arkoja aiheita kunnioittavasti.
- Kunnioita toisten rajoja. Ota huomioon, että toisen ihmisen rajat voivat olla erilaiset kuin omasi.
- Kysy kun on tarvetta, tyhmiä kysymyksiä ei ole.