Tämä tietosuojaseloste on asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä tietosuoja-asetus) mukainen tiedote rekisteröidyille heidän henkilötietojensa käsittelystä.
Rekisterin nimi
Kuopion Vihreät ry:n luottamushenkilörekisteri.
Rekisterinpitäjä
Kuopion Vihreät ry
Asemakatu 42
70110 KUOPIO
050 593 1243
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilönä toimii Kuopion Vihreiden toiminnanjohtaja Tero Kankaanperä, tero.kankaanpera@vihreat.fi
Rekisteröityjen henkilötietojen tietolähteet, käyttötarkoitukset ja oikeusperiaatteet
Rekisterin tarkoituksena on pitää kirjaa eri luottamustoimiin valituista henkilöistä yhteydenottoja, koulutus- ja tukipalvelujen tarjoamista, tilastointia ja luottamustoimissa toimineiden henkilöiden historiallista seurantaa varten. Luottamustoimet voivat olla joko a) Kuopion Vihreät ry:n omia luottamustoimia (kuten yhdistyksen hallitus, työryhmät yms.); b) Savo-Karjalan Vihreät ry:n luottamustehtäviä (yhdistyksen hallituksen jäsenyys tai yhdistyksen edustaminen); c) Vihreiden edustaminen kunnallisissa luottamustoimissa Kuopiossa (esimerkiksi kaupunginhallituksessa tai -valtuuston johtotehtävissä; tai sellaisia, joissa rekisteröity edustaa d) Kuopion Vihreitä tai kuopiolaisia Vihreitä laajemmin joko puolueen luottamustehtävissä (esimerkiksi puoluehallitus, puoluevaltuuskunta, puolueen työryhmät) tai e) muutoin maakunnallisella tai ylikunnallisella tasolla Pohjois-Savon maakunnan alueella (esimerkiksi ylikunnallisten kuntayhtymien luottamustoimet kuten hallituksen, johtokunnan, valtuuskunnan tai vastaavan luottamustehtävät).
Käsittelyn ensisijaisina oikeusperusteina ovat:
- henkilön oma suostumus; TSA 6.1(a) sekä TSA 9.2(a ja d)
- henkilön asema osapuolena sopimuksessa (ehdokassopimus); TSA 6.1(b)
- julkisten luottamustoimien osalta henkilön omatoiminen poliittisen sidonnaisuutensa julkisaattaminen ryhtymällä luottamustoimeen; TSA 9.2(e)
- rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus; TSA 6.1(c)
Tietolähteinä toimivat:
- Henkilön oma ilmoitus
- Vihreä liitto rp:n yhdistyksen yhteystietojen muutoslomake (www-lomake)
- Savo-Karjalan Vihreät ry:n tai Kuopion Vihreät ry:n laatima ilmoituslomake (www-lomake)
- Vihreä liitto rp.:n ehdokasrekisteri
- Vihreä liitto rp:n jäsenmaksurekisteri
- Yhdistyksien kokouksien, yhteiskokouksien ja Vihreän valtuustoryhmän kokouksien pöytäkirjat
Jo kerättyjen tietojen ajantasaisuuden varmistamiseksi niitä voidaan päivittää muihin julkisesti saatavilla oleviin rekistereihin, kuten julkisiin Suomessa toimiviin puhelinnumeropalveluihin tallennetuista henkilötiedoista.
Yhteydenottoja varten ylläpidetään erilaisia sähköpostilistoja tai muita viestiryhmiä, joiden jäsenyyden perusteena on toimiminen tietyssä luottamustoimessa (esimerkiksi piirihallituksessa tai vihreiden edustajana jossakin ylikunnallisessa kuntayhtymässä).
Rekisterin tietosisältö
Pysyvästi rekisteriin tallennettavan nimen lisäksi rekisteriin pyritään tallentamaan aina:
- syntymäaika
- itsemääritelty sukupuoli
- yhteystiedot, kuten sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot ja katuosoitteet
- tieto kyseessä olevasta luottamustoimesta (pysyvästi tallennettava tieto)
- tieto edustettavasta organisaatiosta, esimerkiksi yhdistyksestä tai kunnasta (pysyvästi tallennettava tieto)
Lisäksi rekisteriin voidaan tallentaa puolueorganisaation toiminnan sujuvoittamiseksi tallentaa:
- henkilöä koskeva kuvamateriaali
- henkilön oma esittely tai muu kuvaus itsestään
- tiedot henkilön sosiaalisen median ja verkkosivujen osoitteista
- tieto henkilön kielitaidosta
Henkilötietojen säilyttämisaika
Tilastointisyistä ja historiallisen seurannan vuoksi henkilön nimi ja tieto siitä, mikä luottamustoimi on ollut kyseessä, tallennetaan pysyvästi. Muut henkilötiedot poistetaan viimeistään, kun on kulunut yksi täysi toimikausi henkilön viimeisen rekisteriin tallennetun luottamustoimen päättymisestä.
Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy rekisterin tietoihin
Henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti omasta pyynnöstään saada tieto hänen rekisteriin tallennetuista tiedoistaan.
Tietoja voi tarvittaessa pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Oikeus vaatia rekisterin tietojen oikaisua
Henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti vaatia häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä.
Oikaisua voi tarvittaessa pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Oikeus rajoittaa ja vastustaa tietojen käsittelyä, kieltää tietojen käsittely sekä vaatia tietojen poistoa
Henkilöllä on oikeus tietosuoja-asetuksen mukaisesti kieltää henkilötietojen käsittely tai rajoittaa niiden käsittelyä ja vaatia rekisteriin tallennettujen henkilötietojen poistoa. Mikäli henkilö rajoittaa tai vastustaa käsittelyä tai kieltää käsittelyn tavalla, jotka rekisterinpitäjä katsoo käsittelyn tarkoitus huomioiden välttämättömäksi, katsotaan henkilön peruneen suostumuksensa tietojen käsittelyyn ja vaativan tietojen poistoa.
Täydellistä poistoa ei pyynnöstä huolimatta tehdä seuraavissa tapauksissa:
- Luottamushenkilörekisteriin lisättyjen henkilöiden henkilötietoja ei milloinkaan poisteta kokonaan, koska rekisterin käyttötarkoituksena on myös eri luottamustoimissa toimineiden henkilöiden historiallinen seuranta. Henkilötietojen käsittelyn muiden edellytysten päätyttyä rekisteristä kuitenkin poistetaan henkilön muut henkilötiedot, paitsi hänen nimensä ja tieto siitä, missä luottamustoimessa ja minkä organisaation edustajana hän on toiminut.
Tietojen poistoa voi tarvittaessa pyytää rekisterinpitäjän yhteyshenkilöltä.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, esimerkiksi taulukkomuodossa. Rekisterinpitäjä pyrkii toimittamaan tiedot viivytyksettä, kuitenkin viimeistään kuukauden sisällä pyynnöstä. Mikäli rekisteröidyn esittämät pyynnöt ovat luonteeltaan toistuvia, rekisterinpitäjällä on oikeus pyytää niiden toimittamisesta maksu.
Valitusoikeus valvontaviranomaiselle
Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, hänellä on oikeus tehdä valitus kansalliselle valvontaviranomaiselle joko vakituisessa asuin- tai työskentelyvaltiossaan, tai siinä jäsenvaltiossa, jossa rikkominen on tapahtunut. Kyseinen valtio on Suomi, jos rekisteröity katsoo, että rikkomuksen tekijä on rekisterinpitäjä. Tämä oikeus ei rajoita rekisteröidyn oikeuksia muihin lain suomiin suojakeinoihin.
Tietosuoja-asetuksen valvontaviranomaisena Suomessa toimii tietosuojavaltuutettu.
Tietojen luovutukset ja siirrot
Edellä mainituissa luottamustehtävissä toimivan henkilön sähköpostiosoite, sosiaalisen median osoitteet, verkkosivujen osoite ja kuva voidaan julkaista puolueen, Savo-Karjalan Vihreät ry:n ja Kuopion Vihreät ry:n verkkosivuilla yhdessä luottamustehtävien kanssa. Luottamustehtävissä olevien yhteistoiminnan parantamiseksi heistä voidaan laatia ja toisille luottamustehtäviä hoitaville sekä Savo-Karjalan VIhreät ry:lle luovuttaa yhteystietoluetteloita joissa on myös henkilön puhelinnumero.
Mitään henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, paitsi milloin rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen tätä edellyttää.
Henkilötietoja ei siirretä niiden käsittelyä varten Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli Euroopan komissio ei ole katsonut kohdemaan tietosuojan tasoa riittäväksi.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Kerättyjä tietoja ei käytetä pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvaan päätöksentekoon. Tietoja voidaan kuitenkin käyttää profilointiin osittain automaattista päätöksentekoa varten viestinnällisissä tarkoituksessa, esimerkiksi haluttaessa välittää viesti kaikille niille henkilöille, joiden arvellaan olevan asuinpaikan perusteella kiinnostuneita tietyllä paikkakunnalla järjestettävistä tapahtumista.