Yhteiskokous
Yhteiskokouksen kokoonpano:
- vaalikauden aikana yhteiskokouksen muodostavat varsinaiset ja varavaltuutetut (“valtuustoryhmä”) sekä Kuopion Vihreät ry:n (“yhdistys”) hallituksen jäsenet
- kampanjakauden alusta (6 kk ennen vaalipäivää) siihen saakka kunnes valtuuston järjestäytymiskokoukseen menevä esitys Vihreiden edustajista Kuopion kaupunkikonsernin luottamustehtäviin on tehty, yhteiskokouksen muodostavat yhdistyksen nimeämät kuntavaaliehdokkaat ja yhdistyksen hallituksen jäsenet
- poikkeuksena kuitenkin jäljellä olevalle kaudelle luottamushenkilöiden täydentäminen jonka hoitaa vaalikauden aikainen yhteiskokouskokoonpano
- Yhteiskokouksen voivat kutsua koolle yhdistyksen ja valtuustoryhmän puheenjohtajat kumpikin erikseen ja heidän estyneenä ollessaan varapuheenjohtajat.
Kokouskutsu, järjestäytyminen ja pöytäkirja
- yhteiskokous on kutsuttava koolle neljä (4) päivää ennen kokousta yhdistyksen hallituksen ja luottamushenkilöryhmän viestikanavia käyttäen
- tieto kokouksesta ja käsiteltävistä asioista on toimitettava myös muille luottamushenkilöille ja yhdistyksen jäsenille
- kokouskutsussa on ilmoitettava käsiteltävät asiat
- kokous valitsee puheenjohtajan kokoonkutsujien joukosta ja valitsee sihteerin.
- ennen valtuustoryhmän järjestäytymistä puhetta johtaa yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja.
- yhteiskokouksesta on laadittava pöytäkirja jonka puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoituksellaan varmentavat
- yhdistys vastaa yhteiskokousten asiakirjojen arkistoinnista
Luottamuspaikkaneuvotteluihin valmistautuminen
- vaalien jälkeisiin luottamuspaikkaneuvotteluihin neuvottelijat valitsee ja evästää yhteiskokous
- ennen ensimmäistä yhteiskokousta yhdistyksen puheenjohtaja tai vaalivastaava kartoittavat ehdokkaiden toiveet luottamuspaikoista; neuvottelijoiden evästys tehdään näiden toiveiden perusteella
- neuvottelijoita valitaan kolme (3) mutta neuvotteluja voidaan käydä tarvittaessa vain kahden (2) neuvottelijan kokoonpanossakin
- neuvottelijoiden tärkein valintakriteeri on yhteiskokouksen luottamus
- neuvottelijoiden valinnassa on huomioitava eturistiriidat
- neuvottelijoiden valtakirjan allekirjoittavat yhdistyksen nimenkirjoittajat kuten säännöissä määrätään
Luottamuspaikkojen jakaminen
Luottamuspaikkojen jakaminen tehdään yhteiskokouksessa ottojärjestyksessä seuraavasti.
Ehdokkaan paikan ottojärjestyksessä määrää hänen henkilökohtainen äänimääränsä johon lisätään
1. 10% eniten ääniä saaneen äänimäärästä jos hän on ollut erityisen aktiivinen yhteisessä vaalikampanjassa.
2. 10% eniten ääniä saaneen äänimäärästä jos hän on päättyvän valtuustokauden aikana hoitanut luottamustehtävänsä (ml. luottamushenkilöryhmätyöskentely) esimerkillisellä tavalla tai 5% eniten ääniä saaneen äänimäärästä jos hän ei ole ollut luottamushenkilöryhmän jäsen päättyvällä vaalikaudella mutta on sitä edellisellä valtuustokaudella hoitanut luottamustehtävänsä esimerkillisellä tavalla ollessaan luottamushenkilöryhmän jäsen.
3. 10% eniten ääniä saaneen äänimäärästä jos hän on päättyvän valtuustokauden aikana ollut erityisen aktiivinen Vihreän liiton luottamustehtävissä (puoluehallitus, puoluevaltuuskunta, puolueen työryhmät, puolueen valtakunnallisten yhdistysten, liitto- ja piiriyhdistysten hallitukset sekä niiden jäsenyhdistysten/kunnallisjärjestöjen hallitukset) tai 5% eniten ääniä saaneen äänimäärästä jos hän on päättyvää valtuustokautta edeltävän valtuustokauden aikana ollut erityisen aktiivinen em. puolueen luottamustehtävissä.
Kukin kohta on tarkoitettu erinomaisuuden tasoksi jonka voi saavuttaa enintään 1/10 ehdokkaista (+/-1)
Ehdokas voi näin saada 0-30% eniten ääniä saaneen äänimäärästä nostamaan sijoitustaan ottojärjestyksessä. Ehdokkaat järjestetään ottojärjestykseen lisien jälkeen suurimmasta äänimäärästä pienimpään. Tasatilanteissa sijoituksen ratkaisee äänimäärä ennen lisiä tai mikäli sekin on yhtäsuuri arpa.
Esityksen kohtien 1-3 lisien saajista laativat neuvottelijat. Neuvottelija ei voi osallistua itseään koskevan lisän esittämiseen. Yhteiskokouksen on vahvistettava lisät ottojärjestyksen pohjaksi ennen paikkojen jakamista.
Vahvistetussa ottojärjestyksessä ensimmäinen ehdokas ilmaisee ensimmäisenä minkä luottamuspaikan haluaa.
Ehdokas ei voi ilmoittaa haluavansa luottamuspaikkaa johon ei sukupuolensa, rajoittavien kelpoisuusehtojen, esteellisyyden tai rotaatiosäännön vuoksi ole vaalikelpoinen tai jonka joku hänen edellään ottojärjestyksessä oleva on ilmoittanut haluavansa ja yhteiskokous tähän tahtoon myöntynyt.
Toinen vaalikelpoinen ehdokas voi tehdä esityksen että paikkaa ei sitä haluavalle anneta jolloin asiasta äänestetään. Ehdokkaan on äänestyksessä saatava taakseen yhteiskokouksen enemmistö saadakseen paikan. Hävitessään äänestyksen paikasta ehdokkaan on valittava toinen paikka johon on vaalikelpoinen.
Kun ehdokas on saanut yhteiskokoukselta luottamustehtävän, siirrytään ottojärjestyksessä seuraavaan ehdokkaaseen kunnes kaikki luottamuspaikat on jaettu. Jos ehdokkaat loppuvat ennen kuin luottamustehtävät aloitetaan ottojärjestyksessä ensimmäisestä toinen kierros.
Ehdokas voi myös ilmoittaa ettei halua ottaa vastaan mitään luottamustehtävää jolloin siirrytään ottojärjestyksessä seuraavaan ehdokkaaseen.
Rotaatiosääntö
Sama henkilö voidaan valita samaan tehtävään enintään kahdeksi kokonaiseksi vaalikaudeksi. Samaksi tehtäväksi ei katsota siirtymistä varajäsenestä varsinaiseksi jäseneksi tai jäsenen paikalta puheenjohtajaksi. Kaupunginhallituksen ja -valtuuston varapuheenjohtajuudet muodostavat erilliset luokkansa rotaatiossa, muissa toimielimissä varapuheenjohtajuus kuuluu samaan luokkaan toimielimen varsinaisen jäsenyyden kanssa. Henkilön toimikausi toimielimessä ei kuitenkaan saa koskaan ylittää 12 vuotta. Periaatteesta voidaan poiketa ellei paikkajakoa muutoin saada tehtyä pakottavien ehtojen puitteissa.
Luottamushenkilöryhmä
- valtuuston ja kaupunginhallituksen päätökset toimielinten kokoonpanosta muodostavat luottamushenkilöryhmän, johon kuuluvat valtuutettujen ja varavaltuutettujen lisäksi myös muut vihreät luottamushenkilöt kaupunkikonsernin toimielimissä
- luottamushenkilöryhmän jäsenet ovat yhdenvertaisia riippumatta siitä kuuluvatko he valtuustoryhmään
- valtuustoryhmän ja yhteiskokouksista ilmoitettaessa on valittava viestikanava joka tavoittaa myös muut luottamushenkilöryhmän jäsenet
Luottamuspaikkojen täydentäminen
Vaalikauden aikana valtuuston ja kaupunginhallituksen täyttämien paikkojen käsittelyssä on huomioitava nopeampi aikataulu.
- paikoista on ilmoitettava luottamushenkilöryhmälle heti kun tieto niiden avautumisesta saadaan
- yhteiskokouskutsussa on mainittava täytettävät paikat ja ilmoittautuneet ehdokkaat kuhunkin paikkaan
- paikkoja täytettäessä on huomioitava luottamuspaikkojen kokonaiskuva ja täydennysten vaikutus siihen
- esityksen tekevät valtuustoryhmän ja yhdistyksen puheenjohtaja yhdessä, laskentamallia ei käytetä mutta sovelletaan samoja periaatteita
- kun aika ei riitä yhteiskokouksen koollekutsumiseen voidaan yksittäinen paikka täyttää valtuustoryhmän puheenjohtajan, kaupunginhallituksen jäsenen/-ten ja yhdistyksen puheenjohtajan päätöksellä
- mahdollisuuksien mukaan tarjottava mahdollisuus ilmaista kiinnostuksensa paikkaa kohtaan koko luottamushenkilöryhmälle
Valtuustoryhmän järjestäytyminen
- valtuustoryhmä järjestäytyy toimikautensa alussa valitsemalla itselleen puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan varsinaisista valtuutetuista
- valtuustoryhmä voi valita itselleen sihteerin ryhmän sisältä tai kutsua sihteerin ryhmän ulkopuolelta
- valtuustoryhmä päättää järjestäytyessään myös kokoonkutsumistavasta ja säännönmukaisesta kokousaikataulusta
- näissä päätöksissä on huomioitava yhdistyksen jäsenten, hallituksen ja muiden luottamushenkilöiden oikeus saada tieto kokouksista ja osallistua niihin
- valtuustoryhmä voi järjestäytyessään sopia myös muista toimintatavoista jolloin niistä tulee ryhmää sitovia
- järjestäytyminen ja toimintatavat arvioidaan uudelleen kalenterivuoden tai syyskauden ensimmäisessä kokouksessa (1 – 1,5 v välein)
Luottamushenkilöryhmän koulutus ja virkistys
- yhdistyksen on varattava määräraha luottamushenkilöryhmän perehdyttämiseen vaalikauden alussa ja koulutus&virkistystoimintaan vuosittain
- yhdistys järjestää luottamushenkilöryhmälle perehdyttävää koulutusta ja ryhmäytymistä tukevaa toimintaa vaalikauden alussa suunnitelmallisesti ryhmää kuultuaan
- valtuustoryhmän ja yhdistyksen hallituksen yhteistoimintaa on pidettävä yllä yhteistapaamisin vuosittain
- luottamushenkilöryhmän jäsenillä on velvollisuus ylläpitää ja kehittää osaamistaan osallistumalla koulutukseen
Luottamushenkilöiden viestintä
- valtuustoryhmän kokoukset ovat avoimia yhdistyksen, yhdistyksen hallituksen ja luottamushenkilöryhmän jäsenille
- käsiteltävän asian sitä vaatiessa valtuustoryhmä voi käsitellä asian suljetuin ovin, päätös on perusteltava
- Merkittävän asian tullessa käsittelyyn Kuopion kaupunkikonsernin toimielimessä asianomaisen luottamushenkilön on ilmoitettava siitä etukäteen valtuustoryhmälle jotta valtuustoryhmä voi tarttua asiaan mahdollisimman varhaisessa vaiheessa.
- Kuopion kaupunkikonsernin alemmassa toimielimessä käsitellyn olennaisen asian tullessa valtuustoon tai kaupunginhallitukseen asianomaisen luottamushenkilön on viestittävä siitä hyvissä ajoin etukäteen valtuustoryhmälle ja oltava paikalla valtuustoryhmän kokouksessa esittelemässä asiaa; poissaollessaan hänen on etukäteen varmistettava valtuustoryhmälle mahdollisuus esittää kysymyksiä ja saada vastauksia asiasta.
- valtuustoryhmän kokouksista laaditaan muistiot jotka toimitetaan tiedoksi luottamushenkilöryhmälle
- yhdistys vastaa valtuustoryhmän muistioiden arkistoinnista
Kaupunginhallituksen edustajan/-ien evästäminen
- valtuustoryhmä sopii myös menettelytavoista kaupunginhallituksen edustajan/-ien evästämisessä osana järjestäytymistä ja toimintatapojensa arvioimista
Ei ryhmäkuria
- Vihreä valtuustoryhmä tekee ryhmäpäätöksiä vain konsensuksen vallitessa, valtuustoryhmässä ei ole ryhmäkuria tai enemmistövaltaa.
- Vastinparina tälle omantunnon vapaudelle on vaatimus osallistumisesta keskusteluun, argumentointi ja avoimuus; erityisesti muun ryhmän kannasta eriävä mielipide ja tuleva äänestyskäyttäytyminen on ilmaistava selvästi etukäteen valtuustoryhmälle
Yhteistoimintaohje on hyväksytty yhteiskokouksessa 26.5.2021.